杭州会议-pg电子官方
会议介绍
主办：
中国勘测设计协会
工程设计计算机工作应用委员会
协办：
纬衡浩建科技(深圳)有限公司
华东勘测设计研究院
会议时间：
2 0 0 8年9月1 0 - 1 2日
会议地址：
浙江省杭州市之江饭店
会务组pg电子官方的联系方式：
于勇: 13823277911
刘建华: 13802551801
广西交通院综合图文档案管理系统应用现况
广西交通规划勘察设计研究院 蔡宁生
一、广西壮族自治区交通规划勘察设计研究院概况
广西壮族自治区交通规划勘察设计研究院，成立于1 9 6 0年，是全国持有交通全行业甲级 资质的大型设计院之一。现持有工程总承包，公路全行业(公路、特大桥梁、特大隧道、交通 工程)、水运全行业(港口工程、修造船厂水工工程、通航建筑物工程、航道工程、水上交通 管制工程)、市政公用行业(道路)、工程勘察综合类、测绘资格工程咨询、水土保持方案编 制、地质灾害防治工程勘察设计、施工甲级资质证书，主要pg电子官方的业务范围涵盖道路工程、桥隧工 程、市政工程、水运工程以及地质勘察等领域，是广西唯一的综合性交通规划勘察设计研究 甲级单位，2 0 0 0年通过i s o 9 0 0 1质量管理体系认证。
广西壮族自治区交通规划勘察设计研究院以人才资源和技术优势为基础，以科学管理为 手段，以改革创新为突破点，以良好的pg电子官方的文化为依托, 创作勘察设计精品、创建企业知名 品牌,建设成为了竞争实力雄厚、经营内涵丰富、管理制度科学，在国内有一定影响力的科技 型企业。自1 9 6 0年建院以来， 共完成大、中型工程勘察设计项目6 0 0多个， 公路设计里程 1 7 8 0 0多公里，其中高速公路2 2 0 0多公里，独立大桥2 0 0多座，隧道3 0多座，港口、码头5 0多 个，国家重点工程内河航运枢纽3个。获国家勘察设计金质奖1个、银质奖8项，其他国家及省 部级优秀勘察设计成果奖项1 0 0多项，具有丰富的工程技术设计经验。 目前， 全院现有员工4 5 0多人。其中， 具备高级以上专业技术资格的人员1 1 0多人， 具有 博士、硕士学历的5 0人， 国家注册工程师7 0多人。设有道路桥梁、水运、地质、建筑、规 划、交通工程等1 0多个专业设计所，技术力量雄厚、专业配备齐全，人员素质较高，为信息 技术的推广应用打下了良好的基础。
二、信息化发展及遇到的问题
跟其他的设计院一样，随着计算机网络技术的飞速发展，我院为了提高自身竞争力，应 对日趋激烈的设计市场竞争，从1 9 9 8年以来，我院建立院计算机局域网络开始，我院在企业 局域网络建设、c a d技术应用、企业网络安全、办公自动化系统、辅助决策系统等方面有长足 的发展，在一定程度上提高了我院勘察设计效率和现代化管理水平，与此同时，在发展的过 程中，我们也面临了一些问题，主要表现在：
1）院内各生产部门的数据和工作分割独立，不能有效的共享和协同设计，造成大量的重 复工作，数据的传递浪费大量的时间；
2）c a d、o f f i c e等应用程序是在单机上推广应用的， 每个工作人员独立工作。经过长年 推广，每个人都积累了大量数据，但产品数据互不共享，部分数据可能还交叉重复，造成资 源浪费；
3）大量的资料和数据散落在众多设计人员的计算机中，管理人员无法及时得到最新的数 据信息，不能保证数据的来源。依靠人工完成的统计分析数据基本处于滞后的状态，无法及 时决策；
4） 设计过程中的图档、文档等资料采用服务器共享的方式， 不能保证共享数据的安全 性，无法防范无形资产的流失；
5）项目的图档和资料采用刻录光盘的方法进行保存，无法对项目资料进行及时备份。更 重要的是无法集中管理图档，设计人员不能及时查阅需要的资料，不能保证电子图档的有效 重复利用；
6）我院从2 0 0 3年开始，要求生产部门在提交归档文件时同时提交电子版档案文件，以刻 录光盘的方式进行保存，积累了大量的电子图纸。当时我院使用的g d 2 0 0 0管理软件只能对纸 质档案文件进行目录式管理，不能对数字电子档案进行管理。
为解决上述问题，我院从2 0 0 4年开始，走访了交通、建筑、电力等多个行业的设计单位 的档案管理部门和信息主管部门，调查了解勘察设计单位档案管理的主要作法，勘察设计单 位常用档案类型、勘察设计单位档案管理方面的国家有关规范及勘察设计单位内部规定，在 充分了解勘察设计单位的基本情况，同各方面人员就图档系统进行了充分的讨论，结合我院 档案管理的实际情况下，提出了我院档案管理系统的初步需求：
1）实用性：系统应注意实用，不要拘于形式。现在成品化的图档管理软件众多，但并不 一定适合本院实际，很多系统往往只注重电子图档归档后的管理，忽视了如何快捷、方便归 档这个重要环节，把归档过程做得过于严密，对设计人员要求过高，使归档成了整个系统的 瓶颈。因此，一定要让系统贴近实际，尽量符合设计人员的工作习惯。
2）安全性：所有图档都是设计院的生产成果，是设计人员辛勤劳动的结晶。由于交通行 业的特殊性，有部分资料涉及到国家安全机密，如地形图、水纹资料等，所以对其的查询、 利用应严加控制，应有灵活的权限控制，对不同用户设置不同的权限，根据不同的安全等级 允许用户作查看、下载等不同的操作，并应配以相应的审批流程。
3）开放性：系统应尽量采用通用、标准的开发平台和数据库，以便和其它系统进行整合 集成。
4）我院图档管理分电子档案、科技档案、文书档案、图书资料四种类型进行管理，这就 要求系统既支持数字电子的管理还要支持纸质实物的管理。
5）我院对档案的借阅有严格的审批制度，部门领导只有权限审批本部门员工的申请，且 可以是本部门多个领导中的任一个审批，这就要求系统具有灵活的审批机制。
6）交通勘察设计项目中，通常一个项目中含有多个标段的设计文件，这就要求在将数据 导入系统时，要求系统能够按归档文件的目录结构在系统中自动创建相关的目录结构，并且 管理员能够进行维护。
7）要求系统可自动成批地读取每张图纸图签中的属性信息，改变以往依靠文件名获取图 纸信息的方式，使图纸的工程属性信息更加详细、准确，大大方便检索、查找。
8） 由于交通行业的图纸文件所占空间比较大， 如系统架构全部采用b / s架构， 档案管理 员在进行图纸上传时缓慢和导致系统不稳定，所以要求采用c / s、b / s结构相结合的方式，针 对档案管理员开发专门的c / s客户端，既保证了档案管理员管理时的稳定又保证了档案的安全 性。而一般的用户则采用b / s方式进行查询、浏览、借阅、审批等功能。
9） 由于交通勘察设计复杂程度高， 在设计过程中， 应用了很多专业的软件进行辅助设 计， 有很多专有格式的文件存在于归档文件中， 这就要求档案系统支持多种格式文件的管 理，既要求支持如d w g、p d f、j p g、g i f、o f f i c e等常见格式文件的管理外，还要求支持一些 专用软件格式文档的管理。
1 0）图档系统中的数据量庞大，要快速、准确地从海量数据中找到需要的文件，支持多 种格式文件的全文检索功能是必不可少的。
1 1）要求系统支持对设计规范、标准、定额的发放以及是否失效的管理。
1 2） 由于我院采用r t x即时通讯工具， 要求系统集成r t x应用， 实现借阅、审批事务、催 还等事务的即时提醒。
三、选择合适的伙伴，商谈pg电子试玩入口的解决方案
在明确了系统需求后，我院开始对国内图档系统软件开发商进行了考察，经过考察发现 国内图档管理系统从功能上分三类：一类是基于流程的图档管理系统如e i 5 . 0 (信源协同管理 平台)、i n f o 2 0 0 0等；一类是基于设计单位现有管理模式的档案管理系统，如清华紫光图档管 理系统、万维2 0 0 0图档管理系统；一类是其他单一的纸质档案管理系统。在考察过程中，除 了考察软件本身的功能外，还对软件厂商进行了以下几个方面的考察：
1）评估厂商的技术能力及方案功能对比 图档系统是一个系统工程，里面涉及到开发语言，数据库，开发工具，系统平台，设计 模式等多个方面的内容，所以软件厂商的技术能力至关重要，只有有了强大的技术实力的支 持，才能保证软件的前瞻性、稳定性、安全性。
2）评估厂商的业绩及信誉度 软件产品的开发过程是一个长时间的过程，软件厂商是否有足够的经济实力来支撑软件 的开发和后期维护，也是我们考察的重点。
3）评估厂商的规模、管理水平和实施经验 软件产品不像其他硬件产品，它提供给客户的不仅仅是一个产品，更是一种管理理念， 软件厂商的行业背景以及对现代先进管理方法的理解程度也是我们的考察对象。
4）评估厂商是否有可延续性的发展的空间 随着企业对各种管理系统需求的日益提出，系统间的集成应用将是企业面临的问题，而 软件开发厂商未来的发展方向将是企业软件集成应用的有力保证。 经过一段时间的调研、考察、评估，综合各软件开发商的产品和综合实力，我们最终选 择了纬衡科技一起来完成本项目。
四、系统的实施
在全院实施图档管理系统，是对传统管理模式的一次改革，涉及到全院的各个生产部门 和管理部门。在实施中，得到了院领导的大力支持，由质量管理部门出台相关归档条例来规 范归档文件和归档流程，档案管理部门出台相关管理条例，来保证资料的科学管理，各生产 部门全力配合，按归档条例进行文件归档。 整个实施过程分以下几个阶段进行：
第一阶段：系统部署成功后，由档案管理部门将历史数据导入数据库，对档案管理部门 进行培训，保证档案管理部门人员能够熟练使用系统，并收集初步修改意见和系统b u g反馈给 软件开发商进行修改。
第二阶段：在小范围内进行推广应用 从平时借阅档案资料多的部门入手，让他们尝试使 用图档系统进行查询、借阅操作，让他们体会使用系统后带来的方便和提高工作效率，并及 时收集他们反馈的系统细节的修改意见。
第三阶段：在全院进行大范围推广。系统在小范围推广后，功能趋于稳定，在全院推广 应用。
实施过程中遇到的问题和解决方法：
1）档案管理人员熟练掌握系统操作后，现场指导员工使用系统 由于设计人员平时设计任务多，没有时间参照说明去使用系统，导致推广不便，我们采 用先培训档案管理员的方法， 使他们能够熟练使用系统， 当有员工需要借阅档案资料的时 候，档案管理员对其进行现场指导，使他们能够直观、快速的掌握系统的使用。
2）先推广图书资料和电子档案模块，促进科技档案的推广 我院档案管理分为电子档案、科技档案、文书档案和图书资料四大类进行管理，在科技 档案中有一部分资料的安全级别很高，如地形图、水纹资料等涉及到国家安全，这部分的资 料借阅审批过程比较复杂，导致部分人员不愿意在系统中借阅。针对这种情况，我们采用先 推广图书资料模块和电子档案模块，图书资料和电子档案的审批过程相对简单，员工在逐步 熟悉了档案管理系统的操作步骤后再推进科技档案模块的应用。
3）扫描科技档案目录入库，便于查找关键信息 由于交通行业的特殊性，在科技档案的纸质资料中有大量的表格和图片，人员在查找这 些资料时很不方便，以前的做法是找到一本可能含有自己需要表格或图片的档案资料，然后 在里面进行查找，浪费了大量时间。现在我们在对科技档案进行入库时，把档案的目录和里 面的重要表格和图片进行扫描上传至数据库，人员在查询时就能充分利用图档系统的搜索功 能来进行快速查找。
五、系统目前运行的情况及发展方向
系统从2 0 0 7年1 0月部署开始导入历史数据，至今已导入科技档案资料记录3 0 0 0 0余条、文 书档案记录2 0 0 0 0余条、图书资料记录2 5 0 0 0余条。电子档案导入7 0多个项目1 0 0 g电子资料。 目前我院档案管理系统已在全院各部门广泛应用, 达到预期的效果,比较完美的实现了档案的 静态管理,下一步工作的目标是往更深层次的发展，和项目管理紧密结合，实现基于工程项目 数据库的图纸动态、全过程的自动管理，将是我院档案管理系统未来的发展方向。