2013工程勘察设计企业（第六届）cio高峰论坛-pg电子官方
会议介绍
会议主题：
信息化提升设计产能和知识管理应用专题研讨会
会议时间：
2013年4月23-25日
会议地址：
昆明 云安会都
主办单位：
中国勘察设计协会
工程设计计算机应用工作委员会
承办单位：
纬衡浩建科技(深圳)有限公司
特约单位：
紫光印务
富士施乐
支持单位：
江西金格科技股份有限公司
中国软件与技术服务股份有限公司
南京智晓信息科技有限公司
中国知网
支持媒体：
中国勘察设计信息网、中华人民共和国建设部网、新浪/科技、搜狐/it、网易/科技、tom/科技、中华/科技、新华/科技、赛迪/资讯、天极、人民、雅虎、cio时代、中国房地产网......
参会对象:
全国工程勘察设计单位院长、信息化工作负责人、档案管理和协同设计管理负责人
会议规模：
到场人数：206人
图文档案在设计企业知识管理中的作用
中国人民大学教授 徐拥军
知识管理是21世纪企业管理的新方向。图文档案作为设计企业各项活动的真实记录，在知识管理中具有许多独特的作用：图文档案是设计企业显性知识的“沉淀容器”，是设计企业隐性知识显性化的编码工具，是设计企业知识共享的主要媒介，是保护设计企业知识产权的有力武器，是寻找设计企业知识专家的关键线索，是设计企业员工知识培训的必备教材，是知识型设计pg电子官方的文化的重要反映。
随着科学技术飞速发展，人类社会已经进入知识经济时代。在这个以知识为主导的时代，知识是设计企业最重要的战略资源，知识创新能力是设计企业可持续发展的核心竞争力。顺应知识经济兴起的要求，知识管理应运而生，在全世界掀起了“一场新的管理革命”。知识管理被认为是“21世纪企业管理新方向”。
现在，我国勘察工程档案学界有许多人开始研究图文档案管理与设计企业知识管理的关系、设计企业知识管理对图文档案工作的影响等问题。本人认为在研究这些问题之前，我们有必要首先深入剖析一下图文档案在设计企业知识管理中所扮演的角色和所发挥的作用，因为仅仅认识到“图文档案的知识特征”、图文档案是设计企业一种重要的知识资源是远远不够的。
一、 图文档案是设计企业显性知识的“沉淀容器”
根据1996年联合国经济合作与发展组织（organization for economic cooperation and development ,简称oecd）的《以知识为基础的经济》（knowledge – based economy）报告，知识包括四大类：（1）“知道是什么”的事实知识（know – what）;(2) “知道为什么”的原理知识（know –why）; (3)“知道怎样做”的技能知识（know – how）;(4) “知道是谁”的人际知识（know – who）。在此基础上，我们可以进一步将知识分为“显性知识”（explicit knowledge）和“隐性知识”（tacit knowledge）。显性知识是指“知道是什么”和“知道为什么”的知识，也即是记录于一定物质载体上的知识。隐性知识是指“知道怎么样做”和“知道是谁”的知识，是存储与人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识，或者是只可意会难于言表的知识。例如，我国一些企业进口零部件，并利用外国企业同样的仪器设备和操作方法来组装产品，产品质量却明显不如外国企业的原装产品，这就说明我国企业工人没有掌握外国企业工人的隐性知识（操作技巧、诀窍等）。
图文档案作为设计企业活动的记录，凝结了设计企业员工在从事各项设计活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是设计企业显性知识的“沉淀容器”。正如ibm lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。”美国delphi咨询集团的一项调查表明，在组织所获取的知识中，大约46%是以文本和电子文档的形式存在的。
二、图文档案是隐性知识显性化的编码工具
知识连线有限责任公司的首席执行官杨荣（ron.yang）说：“显性知识可以说是‘冰山的尖端’，隐性知识则是隐藏在冰山上底部的大部分。隐性知识是智力资本，是给大树提供营养的树根，显性知识不过是树的果实。”也就是说，隐性知识是设计企业知识资源的主体部分。隐性知识往往具有独占性，是其他设计企业难以模仿和获取的，因此，隐性知识又构成设计企业知识资源的优势部分。可见，隐性知识是设计企业的核心知识资源，也是设计企业核心竞争力的源泉。但是由于隐性知识存储于设计企业员工个人的大脑之中。相对于显性知识来说，实现共享的难度较大。因此，促使隐性知识转化为显性知识是知识管理的一项重要任务。
要实现隐性知识的显性化，除了要建立一套有效的知识共享激励机制之外，还要对隐性知识进行编码化。“知识编码化，就是对知识进行输入、分类、标准化等一系列的加工和处理，使其便于公开、共享和交流，并能够通过信息手段进行传递。”例如，将某企业员工制造某一产品的诀窍通过标准化后，编制成一份质量标准文件；将企业员工操作某一台仪器设备的经验通过规范化后，编制成一份操作说明书；将企业员工从事某一业务活动的体会通过系统化后，编制成一份业务指南；将企业价值观、企业伦理观、企业精神通过公开化后，编制成一本企业员工手册等等。这些质量标准文件、操作说明书、业务指南和员工手册等都是企业档案，都是隐性知识显性化的成果。可见，企业档案是隐性知识显性化的编码工具。
三、图文档案是设计企业知识共享的主要媒介
知识管理强调知识共享。当知识不为人们所运用时，知识是没有价值的。当知识仅是员工个人的知识时，知识是没有价值的。当知识仅是员工个人的知识时，知识是没有价值的。当知识仅是员工个人的知识时，知识尚未成为设计企业集体的知识资源，而且知识的应用范围和价值实现十分有限。当每个员工都将自己的个人知识向设计企业其他成员公开，员工之间相互交流知识时，不仅设计企业集体的知识资源丰富了，员工个人的知识增长了，知识创新更容易了。比尔.盖茨在《未来时速》中论述知识管理时，特别强调了知识共享的重要性。他指出：“一家公司的高层经理们需要坚信知识共享的重要性，否则即便再努力掌握知识也会失败”，“力量不是来自保密的知识，而是来自共享的知识。一家公司的价值观和奖励制度反应这个观念。”因此，知识管理不仅提倡“知识就是力量”，更强调“共享知识就是力量”。
知识共享是通过信息（知识）交流、传递实现的。信息（知识）交流、传递的方式主要有两种：语言交流和书面交流。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。语言交流简洁、随意，便于及时对某一问题进行深入探讨，易于激发知识创新。但是语言受到时间、空间的限制，信息（知识）传播的范围较少，而且信息（知识）几经传递以后，容易发生损耗和失真，再者不利于知识编码化，书面交流是指以文件、档案形式进行信息（知识）交流（注意此处所说“书面”不仅包括纸质文件、档案，而且在现代数字化环境下更多是指电子文件、档案）。书面交流的缺点是过于正式、规范，不便于及时对某一个问题进行深入探讨，文件、档案的规范格式有时无形中约束了员工的知识创新思维。但是借助现代信息技术的书面交流可不受时间、空间的限制，信息（知识）的传递速度快，传播范围广，不易发生信息（知识）损耗或失真，便于及时进行知识编码化。因此，图文档案是设计企业知识共享的主要媒介。
四、图文档案是保护设计企业知识产权的有利武器
设计企业的知识产权主要是指设计企业拥有的专利权、商标权、著作权等，它是设计企业知识创新的成果，是设计企业重要的无形资产和核心的知识资本。保护设计企业的知识产权是维护设计企业合法权益、促进设计企业知识创新能力的重要保证，也是设计企业知识管理的一项重要职责。
图文档案真实地记录了设计企业进行知识创新活动的过程、内容、结果，是设计企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证作用。例如：在产品申请发明、实用新型或外观设计专利发生申请权纠纷时，产品档案中的技术协议书、委托书及相关合同文件具有法律效力，是有关产品设计和生产制造的依据性文件，一般含有明确产品专利权属和其他权利的内容；产品设计计算文件、产品图样、产品装配试验的技术条件等文件是产品申请专利时证明其专利性（即新颖性、创造性、实用性）的重要特征，主要依据这些材料而编制的说明书构成申请专利最基本的文件，发生有关该产品的假冒、仿制等侵权纠纷时，这些文件则是十分有利的证据；产品商标设计和注册的有关材料既是商标的载体，更是商标权权属的有力依据。由此可见，图文档案在设计企业知识产权保护工作中，始终处于佐证的主导地位，是设计企业知识产权保护的有力武器。
五、图文档案是寻找知识专家的关键线索
设计企业在其设计活动过程中会遇到许多十分专深的问题，这时就需要请教知识专家。当设计企业组织结构庞大、员工数量众多时，设计企业管理者如何能知道企业内某一领域专家是谁、在哪个部门呢？此时，图文档案就可以为寻找知识专家提供关键的线索。
例如, 在ibm lot us公司的知识管理软件中,对于每一份企业档案,知识管理系统都记录其作者、形成时间、修改时间、主题、利用者、利用次数等相关信息。如果某一文件利用次数很多的话, 说明该份档案的知识含量较高, 具有重要的价值。由此也可能推断出, 该份档案的作者可能是一位有关该份档案主题的领域内的知识专家。而且, 我们搜索某一主题的档案时, 知识管理系统会自动显示出所有与该主题相关的档案, 如果我们发现这些档案大部分是由某一位或几位企业员工撰写的话, 我们可以认定他们就是有关该主题领域内的知识专家。可见,图文档案是寻找知识专家的重要线索。
六、图文档案是设计企业员工知识培训的必备教材
对于知识型设计企业来说“, 设计企业惟一持久的竞争优势,或许就是具备比你的竞争对手学习更快的能力。”知识型设计企业特别注重企业组织和企业员工的学习能力。设计企业员工的知识培训是企业人力资源管理的一项极其重要的内容。
设计企业员工的知识培训包括企业外部知识培训和企业内部知识培训。设计企业外部知识培训是向企业员工介绍科学技术的最新进展、市场情况的变化动态、其他设计企业的先进做法和成功经验等,以帮助设计企业员工适应企业外部环境变化的要求。设计企业内部知识培训是向企业员工传授本企业的价值观念、规章制度、业务职责、工作方式、操作方法等,使设计企业员工迅速融入本企业,提高业务工作能力。设计企业内部知识培训针对性十分强,能产生现实的效益。而设计企业内部知识培训的知识内容——本企业的价值观念、规章制度、业务职责、工作方式、操作方法等都存于或固化于图文档案之中。例如:我国知名的纬衡浩建科技（深圳）有限公司十分注重员工培训。纬衡科技员工都参加岗位培训,了解公司发展历史、公司经营方针,学习公司的各项规章制度,熟悉公司各类软件产品的操作等。其培训内容无一不是源于纬衡科技公司的各种档案。由此可见,图文档案是设计企业员工知识培训的必备教材。
七、图文档案是知识型设计pg电子官方的文化的重要反映
知识管理不仅是一种先进的管理技术、手段、方法,而且是一种科学的管理模式、准则、制度,还是一种新型的管理思想、观念、意识。从某种意义上说,它更是一种新型的设计pg电子官方的文化——知识型设计pg电子官方的文化。1997 年ernst & young 公司对美国和欧洲431 位公司高层领导人进行的一项知识管理调查表明,不适当的pg电子官方的文化是推行知识管理的最大障碍。许多企业家认识到, 培育一个知识导向型文化是知识管理最关键的成功要素。实施知识管理, “文化第一,技术第二”。
知识型设计pg电子官方的文化, 同其他pg电子官方的文化一样分为物质文化、行为文化、制度文化和精神文化四个层次。图文档案是由设计企业家和设计企业员工在各种企业活动过程中形成和产生,从内容到形式,都留下设计企业家和设计企业员工活动内容、行为方式、劳动成果等方面的烙印, 从一个侧面反映了设计企业的行为文化。图文档案中操作规程、员工手册、业务指南、职务说明书等规章制度方面的档案更是设计企业制度文化的直接表现。图文档案记录了设计企业发展的历史轨道、近期目标和长远战略,这其中蕴涵设计企业的价值观和伦理观,是设计企业精神文化的重要反映。由此可见, 图文档案是知识型设计pg电子官方的文化的重要反映。综上分析可见,图文档案不仅仅具有知识特征,是设计企业一种重要的知识资源, 而且在设计企业知识管理中具有许多独特的作用。